Stages, emplois, compétences

Nous proposons un poste pour un(e) secrétaire médical(e) en alternance pour notre cabinet spécialisé en kinésithérapie et soins médicaux et esthétiques, situé dans le 16e arrondissement, quartier de Passy (accès via métro ligne 9, 6 ou RER C).

Vos missions incluront la gestion des appels, la prise de rendez-vous, les relances de paiements, l’organisation du bureau et d’autres tâches administratives simples. Le poste comprend 1 à 2 jours par semaine sur place, le reste en télétravail.

widad54140@gmail.com

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l’entreprise

ipso santé est un réseau de cabinets médicaux fondé en 2012 par des médecins, des ingénieurs et des spécialistes en organisation. Sa mission : réinventer la médecine de proximité pour répondre aux défis actuels et garantir des soins de qualité accessibles à tous.

La conviction d’ipso santé est qu’il est nécessaire de faire évoluer la médecine vers des approches plus collaboratives, plus pratiques pour les patients, plus orientées vers la prévention et le relationnel.

les missions

En binôme avec associé·e, le coordinateur / la coordinatrice est en charge de la coordination générale de l’ensemble des opérations et projets sur le cabinet. Cette personne est responsable de l’animation de l’équipe (15 à 40 personnes : soignant·es, personnel d’accueil et fonctions supports) et de la gestion au quotidien du cabinet.

Les missions du poste sont amenées à évoluer à mesure que le cabinet grandit et que le réseau ipso croit.

Les missions au quotidien sont les suivantes :

coordination
p rioriser, coordonner et faire avancer les différents sujets
assurer la communication interne, planifier et animer des réunions
superviser le confort de l’équipe, la convivialité, la bonne tenue de l'environnement de travail, et résoudre les problèmes au quotidien
supervise r les achats, la logistique, la gestion des stocks et du matériel, les petits travaux et réparations, et les relations fournisseurs
dépann er sur l’accueil quand nécessaire, résoudre les problèmes rencontrés à l’accueil
participe r à l’installation du cabinet (petits travaux, aménagements, etc.)

administrat if et financier
gérer la paie (salaires et rétrocessions) et les démarches contractuelles, assurer le premier niveau de réponse sur les questions sociales et administratives de l’équipe
assurer l’interface avec l'équipe administrative & financière, les banques, assurances et organismes sociaux
suivre les équilibres économiques, la caisse du cabinet et la facturation
assurer et analyser le reporting opérationnel : commentaires/réclama tion patient·es, tableau de bord et baromètre d’équipe mensuels
participer à l’installation administrative du cabinet (installation des praticiens, formalités administratives de la structure etc.)

animation d’équipe
gérer l'intégration des nouvelles recrues
accompagner l’équipe dans sa montée en compétences
organis er les plannings des médecins & assistant·es et identifier les besoins en recrutement
assurer les entretiens individuels des assistant·es médicaux/médicales
s’assurer du bien-être individuel et collectif de l’équipe
participer aux décisions RH conjointement avec l’équipe d’associé·es


Pu is quand les fondamentaux sont maîtrisés, il est possible de participer à des missions transverses de développement du projet ipso, par exemple :
recruter et développer des formations
piloter des projets d’amélioration opérationnelle (développer de nouveaux outils ou processus)
piloter des projets transverses de développement (par exemple prospection et ouverture de nouveaux cabinets, lancement de nouvelles activités, initiatives de santé publique, etc.)
s’investir dans la communication et le développement du réseau ipso


la formation et l’accompagnement

les premières semaines, formation en binôme avec un·e coordinateur/trice expérimenté·e sur un cabinet déjà ouvert
accompagneme nt dans la durée par le/la responsable formation métier
culture du compagnonnage et de l’entraide, accompagnement dans la progression
points réguliers pour évaluer la maîtrise des compétences, le savoir-être et la bonne intégration dans l’équipe
mise en place de coaching et de formations si besoin

le profil recherché

Expérie nce souhaitée : Nous sommes intéressés par des personnes ayant de l’expérience en gestion de projets, management d’équipe et administratif.

Savoir-être et valeurs humaines :
une capacité à être moteur et une bonne autonomie
un sens de l’organisation et de la rigueur
une capacité à se remettre en cause, l’envie de progresser et faire progresser les autres, de faire preuve d’ouverture et de s’adapter
une capacité à animer une équipe, avec un esprit collectif, humble et bienveillant, à savoir gérer des situations humaines parfois complexes
une grande honnêteté intellectuelle, capacité à remonter les problèmes et recevoir du feedback
une capacité à rester efficace, optimiste et empathique même dans les moments difficiles
un sens éthique, une motivation pour la valeur sociale du projet

Le coordinateur/la coordinatrice est le point de contact principal de l’équipe, notamment les nouvelles recrues. Il/elle doit représenter les valeurs du projet et les insuffler à l’équipe. L’ambiance de travail est très bonne, le poste est exigeant et polyvalent, vous êtes beaucoup sollicité·e et challengé·e.

Compétences techniques :
la capacité à faire des plans d’action détaillés, à prioriser et à organiser une équipe
une compréhension de base du fonctionnement comptable, fiscal, social, juridique, financier d’une entreprise
une bonne maîtrise des outils de bureautique, notamment Excel / Google Sheet, et d’une manière générale une aisance minimale avec l’informatique et les nouvelles technologies
une expression orale et écrite claire et synthétique

La connaissance du milieu médical est un plus mais n’est pas indispensable.

Po ur en savoir plus sur le vécu du poste regardez la vidéo de Florine, et/ou celle de Mélanie

Pour postuler : envoyez votre candidature via notre page welcome to the jungle

recrutement@ipsosante.fr

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